Políticas Agencia Nacional Digital

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Avances 2020

• Continuidad en la medición de indicadores estratégicos y del plan de acción institucional, así como la elaboración de los indicadores de gestión por proceso para consolidar la toma de decisiones basada en evidencias.
• Aprobación y publicación de la caracterización de grupos de interés de la AND.
• Primer registro en la medición del FURAG obteniendo un índice de 55.9 como línea base de la implementación de MIPG para la Agencia.
• Continuidad en la estructuración e implementación del Sistema Integrado de Gestión -SIGAND- (El Sistema de Gestión de Calidad cuenta con un avance del 69%, Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo un avance del 94%, Sistema de Seguridad y Privacidad de la Información tiene un avance del 47%. Es importante continuar trabajando por la implementación de estos sistemas y fortalecer la implementación del Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión Ambiental, así como el soporte de la Gestión Documental para continuar con la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión SIGAND).
• Continuidad de la gestión en el Comité de Gestión y Desempeño Institucional para la toma de decisiones asociadas a MIPG por parte del equipo directivo de la Agencia.
• Realización de inducción y reinducción fortaleciendo la difusión de la Plataforma Estratégica de la Agencia
• Fortalecimiento del Plan de capacitación, bienestar e incentivos teniendo en cuenta la naturaleza de la Entidad, su crecimiento y actual conformación de su cultura organizacional (trabajo remoto)
• Realización de encuesta de satisfacción a entidades de los proyectos del 2019, encontrando en general buenos resultados, siendo importante reforzar en temas de análisis de requerimientos y pruebas de calidad en el marco de estos.
• Actualización del Plan Estratégico de Comunicaciones y elaboración y aprobación del Plan Estratégico de gestión de grupos de interés fortaleciendo el contacto con dichos grupos.
• Consolidación de la identificación, valoración y levantamiento de controles de los riesgos por proceso.
• Implementación del plan de mejoramiento para fortalecer la elaboración y seguimiento del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2020, incluyendo el mapa de riesgos de corrupción (hacerlo participativo internamente y para grupos de interés)
• Seguimiento a la ejecución presupuestal conforme al plan de acción y plan de adquisiciones 2020.

TALENTO HUMANO

Avances 2020

• El código de integridad durante la vigencia 2020 se incorporó como responsabilidad del equipo de trabajo de Talento Humano de la Subdirección Administrativa y Financiera, de acuerdo con los requerimientos de esta política. En este marco se elaboró y aprobó el Plan Estratégico de Talento Humano articulado al código de integridad de la Entidad, lo cual permite mayor alineación para su implementación.
• Plan de capacitación y bienestar incluyendo el código de integridad
• Inducción y reinducción incluyendo el tema de los valores y principios institucionales. Es importante que se haga la evaluación de la apropiación del código de integridad en todos los colaboradores de la Agencia durante el 2021.

GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS

Avances 2020

• Seguimiento y control desde SIIF a los recursos de inversión y funcionamiento del presupuesto de la Agencia, durante la vigencia 2020 dado el ingreso de la entidad al PGN.
• Seguimiento de la ejecución presupuestal en articulación con el Plan Anual de Adquisiciones desde la Subdirección Administrativa y Financiera y Planeación.
• Gestión Contractual a través de SECOP y Colombia Compra Eficiente.
• Controles en la elaboración de los Estados Financieros a través de la Revisoría Fiscal y la Subdirección Administrativa y Financiera.
• Reportes requeridos a la Contaduría General de la Nación. Es importante hacer seguimiento al cumplimiento de la implementación de las políticas contables en la vigencia 2021.
• Inclusión de información en la sección de transparencia de la página web (registro de los activos de información de la Entidad, respuestas de la entidad a solicitudes de información, calendario de actividades. La información para niños y niñas ya se encuentra diseñada para publicación). Se debe continuar el trabajo requerido para publicar información faltante (índice de información clasificada y reservada, programa y tablas de gestión documental y datos abiertos)
• Elaboración e inicio de la implementación del Programa de correcta disposición de residuos tecnológicos.
• Inclusión en el Plan de Capacitación de la Entidad los temas asociados a la apropiación de las herramientas tecnológicas de la Agencia y los temas asociados a seguridad y privacidad de la información, brindándose información durante las inducciones y varias campañas de divulgación de seguridad de la información.
• Implementación del lineamiento de buenas prácticas para el uso eficiente de papel dado el estado de trabajo en casa, debido a la pandemia.
• Implementación del PETI en aproximadamente el 50%, no obstante, es necesario actualizarlo, de acuerdo con lo definido por Gestión de TI en la vigencia 2021.
• Implementación del manual, política y metodología de Gestión de Riesgos para seguridad de la información, llevando un avance del 54% en esta labor.
• Inicio de la elaboración del plan para la transición de IPv4 a IPv6 por parte del equipo de gestión de TI, hay que finalizar el plan e implementar en su totalidad en la vigencia 2021.
• Elaboración de procedimientos, riesgos e indicadores del proceso de Gestión Jurídica de la Agencia. Es necesario implementar, medir y generar los planes de tratamiento de riesgos en el 2021.
• Transferencia de conocimiento de contratistas hacia la entidad a través de los registros y soportes generados en el marco de los proyectos de CTI aplicada que se encuentran en las herramientas como Confluence, Jira, etc.
• Monitoreo de la implementación de la política de gobierno digital a través de los reportes a la Oficina de Planeación de MINITC y el Comité de Gestión y Desempeño Institucional.
• Cláusulas de transferencia de derechos de autor en los contratos de desarrollo.
• Política de tratamiento de datos personales actualizada.
• Realización de encuesta de satisfacción a entidades de los proyectos del 2019, encontrando en general buenos resultados, siendo importante reforzar temas de análisis de requerimientos y pruebas de calidad en el marco de estos.
• Gestión de políticas asociadas a grupos de interés, incluyendo rendición de cuentas, participación ciudadana, transparencia, servicio al ciudadano, por parte de la profesional de comunicaciones, quien se encargó de la implementación y seguimiento de esto temas.
• Consolidación y divulgación de la Rendición de cuentas 2020 de la Entidad por los diferentes canales de comunicación de la entidad.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Avances 2020

• Elaboración de las TRD de la Agencia con un 72% de avance. Se debe continuar con este trabajo en la vigencia 2021 y realizar la gestión de convalidación de las TRD en el Archivo General de la Nación. De igual manera se debe consolidar el Programa de Gestión documental teniendo en cuenta los insumos generados durante el 2020 en el proceso, para la vigencia 2021.
• Capacitaciones sobre lenguaje claro y participación ciudadana, haciendo referencia a la sección de transparencia de la página web. Se debe incluir en el Plan de Capacitación del 2021 el tema de transparencia y acceso a la información, ley 1712 de 2014
• Inclusión en las inducciones de la Agencia los temas de MIPG y SIG para todos los colaboradores de la Agencia.
• Elaboración y publicación del Registro de activos de información, en la sección de transparencia de la página web de la entidad. Se debe continuar trabajando para publicar la información reservada y clasificada.
• Continuidad al seguimiento de PQRSD desde la Subdirección Jurídica, contando con varios canales: página web, vía telefónica, presencial, correo electrónico.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Avances 2020

• Elaboración del Plan de Capacitación de la Agencia teniendo en cuenta las necesidades de gestión del conocimiento y la innovación, en el marco de la misionalidad de la entidad. Debe ser medido y tener seguimiento durante el 2021. Así mismo se deben generar repositorios de información y de lecciones aprendidas, de fácil acceso y conocidos por todo el talento humano de la Agencia. Lo anterior como parte de la documentación de la memoria institucional. De igual manera se deben generar estrategias y planes de comunicación para compartir y difundir el conocimiento que produce la entidad tanto al interior como al exterior de esta, a través de herramientas físicas y digitales, e incorporarlas como parte de la cultura organizacional de la Agencia y generar alianzas estratégicas y de cooperación técnica con otras entidades, organismos o instituciones que potencian el conocimiento de la entidad y faciliten su intercambio.
• Continuidad en la identificación del conocimiento generado desde los procesos misionales de la Entidad, en herramientas como Confluence y Jira (gestión de proyectos). Igual se comparte mediante la Carpeta AND-MODELO DE GESTIÓN los documentos asociados a los procesos y procedimientos que evidencian la gestión de la entidad (estos sirven como repositorios de información).
• Continuidad en el empleo de métodos para la creación de soluciones a las diferentes problemáticas y generación de espacios de ideación, los cuales se generan para el desarrollo de proyectos y la implementación de SCD. Dichos métodos se encuentran en el marco de la metodología scrum, la cual se utiliza para los diferentes proyectos de la Agencia. Estos ejercicios se encuentran registrados en Confluence.
• Continuidad en la participación de la Agencia en actividades que se generan en el sector público y privado y en las cuales comparte los resultados de su gestión.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Avances 2020

• Elaboración de indicadores de gestión por proceso, uniéndose a los indicadores del Plan Estratégico y Plan de Acción Institucional para llevar a cabo el seguimiento y evaluación de la gestión de la entidad. Es necesario iniciar la medición de los indicadores por proceso en la vigencia 2021.
• Continuidad del seguimiento a la gestión institucional a través del reporte del Plan de Acción en ASPA de MinTIC.
• Continuidad en la documentación de los resultados de la gestión institucional a través del informe de gestión 2020.
• Continuidad del seguimiento al avance de las metas de la iniciativa de la Agencia asociada en el Plan Estratégico Sectorial, reportado trimestralmente a MinTIC.
• Continuidad en la publicación de la información de la gestión institucional en la página web de la Agencia y reporte de lo requerido por los organismos de control en las herramientas para ello dispuestas: CHIP, SIRECI, Página web.

CONTROL INTERNO

Avances 2020

• Consolidación del Proceso de Control Interno en la Agencia, aprobando la carta descriptiva de este por parte de la Dirección.
• Elaboración y aprobación del procedimiento asociado a la evaluación de desempeño del personal de la Agencia, siendo necesario iniciar su implementación durante el 2021.
• Elaboración y aprobación de los riesgos de gestión por proceso y los riesgos de corrupción, de acuerdo con la Política y la Guía de Gestión de Riesgos.
• Levantamiento y seguimiento de riesgos operativos desde los proyectos de desarrollo y servicios ciudadanos digitales.
• Elaboración de planes de mejoramiento generados de revisiones de control interno. Es necesario publicarlos y hacer seguimiento a su cumplimiento durante la vigencia 2021.
• Realización de auditorías por parte de la Revisoría Fiscal a la Agencia.
• Continuidad en la publicación de la información de la gestión institucional en la página web de la Agencia y reporte de lo requerido por los organismos de control en las herramientas para ello dispuestas: CHIP, SIRECI, Página web.
• Continuidad en la elaboración, aprobación y publicación de políticas, procedimientos, formatos y demás documentos de los procesos de la entidad a través de la Carpeta Compartida AND-MODELO DE GESTIÓN.
• Elaboración de los estados financieros de la Agencia verificados por la Revisoría Fiscal de la Entidad.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Avances 2019

• Actualización de la Plataforma Estratégica de la Agencia en articulación al PES (Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Plan Estratégico Institucional).
• Caracterización inicial de los grupos de valor de la Agencia.
• Identificación de capacidades y entorno (Canvas y grupos de trabajo por dependencia)
• Estructuración del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – Sistema Integrado de Gestión (SIGAND)
• Activación del Comité de Gestión y Desempeño para la toma de decisiones asociadas a MIPG
• Establecimiento de indicadores estratégicos
• Seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.
• Elaboración Plan de Acción 2020
• Elaboración Plan de Adquisiciones 2020

TALENTO HUMANO

Avances 2019

• Socialización del Código de Integridad a través de los canales de comunicación interna.
• Medición de visualización de la información divulgada al interior de la Entidad.
• Definición de presupuesto asociado a actividades que permitan la implementación del código de integridad (equipo de trabajo Comunicaciones)
• Elaboración e implementación del Plan Estratégico de Comunicaciones.
• Elaboración e implementación del Plan de Acción de comunicaciones.

GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS

Avances 2019

• Consolidación del presupuesto por líneas de acción de acuerdo con la resolución 2025 de 2018 de aportes de MINTIC.
• Alistamiento de la Subdirección Administrativa y Financiera para la implementación de SIIF Nación. (parametrización de la Entidad en el sistema, creación de usuarios, asignación de perfiles, capacitación).
• En SIIF se realizaron las configuraciones necesarias para asegurar los insumos para la ejecución del gasto, definiendo ordenador del gasto, distribución y desagregación de las apropi- INFORME DE GESTÓN 2019 INFORME DE GESTÓN 2019 aciones necesarias para cada rubro presupuestal, integrando recursos de inversión y funcionamiento.
• Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones 2020.
• Gestión Contractual a través de SECOP y Colombia Compra Eficiente.
• Controles en la elaboración de los Estados Financieros a través de la Revisoría Fiscal y la Subdirección Administrativa y Financiera.
• Reportes requeridos a la Contaduría General de la Nación.
• PETI formulado y priorizado, incluyendo presu - puesto en el Plan Anual de Adquisiciones 2020 para su implementación. • Inicio de la Arquitectura Empresarial de la Agencia (esquema de gobierno de TI, principios de arquitectura, caracterización del proceso de Gestión de TI, catálogo de componentes de información, Políticas de gestión de proyectos, gestión del dato e infor - mación, de infraestructura, de estrategia de TI y de seguridad de la información)
• Publicación de información de la gestión institucio - nal a través del link de transparencia de la página web de la Agencia.
• Contratación de herramientas tecnológicas para cubrir las necesidades para la prestación de los SCD y desarrollo de productos digitales (Suite Attlassian, Office 365, SINFA, XROAD).
• Compras de TI desde Acuerdos marco de precios, aplicando criterios de selección y/o evaluación de soluciones de TI.
• Apoyo a MINTIC en la realización las acciones de par - ticipación ciudadana utilizando medios electrónicos (convocatoria para observaciones al Decreto que reglamenta SCD) – Redes sociales.
• Se hizo partícipe a la ciudadanía de las convocato - rias que la Agencia realizó para la celebración de contratos de prestación de servicios para proyectos de desarrollo. • Formulario de PQRSD desde la página web
• Utilización de metodología scrum para la gestión de proyectos de CTI aplicada.
• Transferencia de conocimiento de contratistas hacia la entidad a través de los registros y soportes generados en el marco de los proyectos de CTI aplicada que se encuentran en las herramientas como Confluence, Jira, etc.
• Monitoreo de la implementación de la política de gobierno digital a través de los reportes a la Oficina de Planeación de MINITC y el Comité de Gestión y Desempeño Institucional.
• Cláusulas de transferencia de derechos de autor en los contratos de desarrollo.
• Actividades de apropiación de herramientas tecnológicas (Capacitaciones en Office 365, Con - fluence, Jira).
• Generación de lineamiento de buenas prácticas para el uso eficiente de papel, aportando al mejo - ramiento de la gestión documental, ambiental y tecnológica de la Entidad.
• Se programan recursos para fortalecer la imple - mentación del Sistema de Seguridad de la información (ops para seguridad de la información) en el Plan de Adquisiciones 2020.
• Proceso de Gestión Jurídica aprobado con las etapas para la defensa jurídica de la Agencia.
• Política contable de pasivos contingentes en la cual se da línea sobre la provisión contable del rubro de sentencias y conciliaciones.
• Caracterización inicial de los grupos de valor de la Agencia
• Consolidación y seguimiento de PQRSD desde la Subdirección Jurídica.
• Carta de trato digno elaborada
• Definición e implementación de diferentes canales de atención al ciudadano (presencial, redes sociales, página web, correo electrónico, telefónico).
• Política de tratamiento de datos personales actualizada.
• Acompañamiento a MINTIC en el proceso de convocatoria, respuesta a observaciones y preparación de información para la participación ciudadana asociada a las observaciones al Decreto que reglamenta Servicios Ciudadanos Digitales.
• Elaboración e implementación del Plan Estratégico de Comunicaciones, en el que se enmarca las actividades de participación ciudadana y rendición de cuentas.
• Elaboración e implementación del Plan de Acción de comunicaciones en el que se incluyen las actividades de participación ciudadana y rendición de cuentas (redes sociales y página web).
• Definición de presupuesto asociado a actividades que permitan la implementación de estrategias de participación ciudadana y rendición de cuentas (equipo de trabajo Comunicaciones).

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Avances 2019

• Propuesta de TRD para cada área de la Entidad
• Procedimientos y formatos asociados al Proceso de Gestión Documental aprobados y publicados.
• Cuadro de Clasificación Documental de la Entidad (CCD) actualizado.
• Formato Único de Inventario Documental (FUID) actualizado.
• Propuesta de Política de Gestión Documental incorporando la gestión documental electrónica, de acuerdo con el objeto de la Agencia.
• Inicio de capacitación sobre Gestión Documental a los colaboradores de la Entidad.
• Consolidación y seguimiento de PQRSD desde la Subdirección Jurídica, contando con varios canales: página web, vía telefónica, presencial, correo elec - trónico.
• Mediante el Plan Estratégico de Comunicaciones se definió que los canales para la rendición de cuentas son la página web de la Entidad y las redes sociales (página web: link de transparencia; redes sociales: diálogo con los grupos de valor).
• Plan de acción de comunicaciones implementando acciones internas para promover el conocimiento de la gestión institucional.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Avances 2019

• Identificación del conocimiento generado desde los procesos misionales de la Entidad, en herramientas como Confluence y Jira (gestión de proyectos). Igual se comparte mediante la Carpeta AND-MODELO DE GESTIÓN los documentos asociados a los procesos y procedimientos que evidencian la gestión de la enti - dad (estos sirven como repositorios de información).
• En el marco de la misionalidad de la Entidad, se emplean métodos para la creación de soluciones a las diferentes problemáticas y generación de espacios de ideación, los cuales se generan para el desarrollo de proyectos y la implementación de SCD. Dichos métodos se encuentran en el marco de la metodología scrum, la cual se utiliza para los diferentes proyectos de la Agencia. Estos ejercicios se encuentran registrados en Confluence.
• La entidad participa en las actividades que se generan en el sector público y privado y en las cuales comparte los resultados de su gestión.
• Plan Estratégico de Comunicaciones y Plan de Acción, en donde se definieron las acciones para difundir la información de la Agencia a través de la página web de la entidad, las redes sociales y medios de comunicación interna.
• En el Plan de Acción 2020 se incorporó como activi - dad la generación de alianzas estratégicas con actores clave para la investigación, ciencia, tecnología e inno - vación.
• Actividades de apropiación de herramientas tecnológicas (Capacitaciones en Office 365, Conflu - ence, Jira)

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN COMUNICACIÓN

Avances 2019

• Seguimiento a la gestión institucional a través del CONTROL INTERNO Plan de Acción (Reportes en ASPA).
• Establecimiento de indicadores estratégicos
• Se cuenta con herramientas como jira, office 365, sistema financiero e indicador de gestión de proyectos de CTI aplicada, además de los indicadores elaborados en el marco de la Planeación Estratégica que permiten hacer el seguimiento y evaluación del desempeño institucional actualmente.
• Documentación de los resultados de la gestión institucional a través de los informes de gestión de cada vigencia, de igual manera, a través de las herramientas ya mencionadas, y los autodiagnósticos de MIPG queda documentado el seguimiento a la gestión.
• A partir de la información generada del seguimiento de la ejecución de la Agencia, en el análisis de su gestión durante el 2018 y 2019 se hacen propuestas de mejora para su gestión durante el 2020, lo cual se refleja en el Plan de Acción y Plan de Adquisiciones 2020, basados en un análisis de los procesos de la Agencia, sus objetivos estratégicos y Planeación Institucional. Se ha encontrado la necesidad de conformar procesos y equipos de trabajo al interior que permitan responder con los retos de la Entidad, redefiniendo recursos (ejemplo: creación de un grupo de trabajo para TI) así como la adopción de planes como el PETI, entre otros.
• Publicación en la página web de la entidad la información de la gestión institucional y reporte de lo requerido por los organismos de control en la herra - mientas para ello dispuestas: CHIP, SIRECI, Página web.

CONTROL INTERNO

Avances 2019

• Socialización del Código de Integridad a través de los canales de comunicación interna.
• Activación del Comité de Gestión y Desempeño para la toma de decisiones asociadas a MIPG, incluyendo control interno.
• Equipo de trabajo conformado desde la Dirección en el que se encuentran profesionales con experiencia en la implementación de Sistemas Integrados de Gestión, Auditoría, y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Profesional de planeación, contratistas: planeación, control interno) a través de los cuales se está consolidando la gestión de riesgos en la entidad.
• Elaboración y seguimiento de la matriz de riesgos de corrupción.
• Actualización de la Política de Gestión de Riesgos de acuerdo con la guía del DAFP. • Manual de Gestión de Riesgos en el que se integra la metodología del DAFP con las disposiciones sobre Riesgos Operativos que orienta el Sistema de Administración de Riesgo Operativo SARO.
• Evaluación de la Revisoría Fiscal incluyendo un muestreo de los procesos de la Agencia, dando resul - tados de un panorama general frente a la gestión institucional, contando con mayor control interno para la Agencia desde la revisoría fiscal y desde un profesional contratado para la realización del ejercicio de control interno, el cual inició auditorías a los proyectos de desarrollo.
• Publicación en la página web de la entidad la información de la gestión institucional y reporte de lo requerido por los organismos de control en la herra - mientas para ello dispuestas: CHIP, SIRECI, Página web. MINTIC se reporta ASPA.
• Aprobación y publicación de políticas y procedimientos, además de otros documentos a través de la Carpeta Compartida AND-MODELO DE GESTIÓN. Por otra parte se cuenta con el Plan de Acción de comunicaciones implementado lo cual aportó a la comunicación interna de la gestión institucional.
• Elaboración de los estados financieros de la Agencia verificados por la Revisoría Fiscal de la Entidad